Lors d’un congrès ou d’une convention d’entreprise, un manque d’organisation peut nuire à l’image de marque. D’ailleurs, cela risque aussi de réduire l’impact de vos messages. En particulier, l’orientation des participants ne doit pas être négligée. En effet, le respect de l’emplacement assigné à chaque convive et des zones prévues pour chaque partie du programme garantissent le bon déroulement de l’évènement. De plus, vous devez aussi être capable d’identifier précisément chaque convive pour faciliter le dialogue et le motiver à participer aux programmes. Cette rubrique présente quelques idées pour accroître les chances de réussite d’un séminaire ou autres évènements d’entreprise.
Maintenir les participants informés tout au long de l’évènement d’entreprise
L’information de vos invités doit être au cœur de votre séminaire ou convention d’entreprise. D’ailleurs, dès leur entrée sur les lieux de l’évènement, nous vous conseillons de les informer pour les orienter. Dans ce cadre, la mise en place de plaques signalétiques orientant les directions à suivre sera vivement appréciée par vos convives. Cela vous permettra de leur indiquer les différentes zones prévues pour suivre votre programme. Les plaques signalétiques vous permettront ainsi d’orienter chaque personne vers une salle de réunion, une pièce d’exposition, un hall de conférence ou une salle de réception. D’ailleurs, ces marquages peuvent aussi être déposés sur les tables pour indiquer les places réservées à chacun. Cela vous garantira un emplacement ordonné de vos invités et le respect de votre plan de tables. En effet, une plaque signalétique peut être gravée avec le nom et les fonctions de chaque invité à l’évènement pour faciliter le repérage des sièges. D’ailleurs, cela permet surtout de déterminer précisément l’identité de chaque convive. Vous aurez ainsi l’avantage de connaître chacun de vos interlocuteurs pour mieux les motiver à participer aux activités prévues. De plus, cela facilitera aussi le dialogue lorsqu’un invité interviendra pour vous poser des questions sur votre entreprise et les objectifs de votre évènement professionnel.
Si vous cherchez des plaques signalétiques de qualité pour votre congrès ou séminaire d’entreprise, commandez des modèles sur-mesure sur le site otypo.com. Cet expert en signalétiques et tampons encreurs décline ces marquages dans un large choix de formes et de matériaux. Cela vous permettra notamment de choisir entre des plaques signalétiques personnalisées en aluminium, bois, plexiglas, laiton ou PVC en fonction de vos préférences décoratives. Grâce à l’interface en ligne de ce site, vous pourrez d’ailleurs y créer une plaque en seulement 2 minutes et choisir parmi 8 systèmes de fixation pratiques et designs.
Gérer efficacement les participants et la logistique de l’évènement d’entreprise
Lorsque vous organisez un séminaire ou une convention d’entreprise, vous devez assurer la bonne gestion des participants. Cela inclut l’identification de chaque convive, ainsi que le contrôle des invitations. D’ailleurs, si une réception est également au programme, vous avez aussi à superviser les plats et boissons. De plus, la gestion des prestataires et de certains documents administratifs n’est pas non plus à oublier. En effet, l’organisation d’un congrès ou convention d’entreprise implique de faire appel à de nombreux prestataires. Ces derniers incluent par exemple les techniciens chargés de la sonorisation et de la décoration, le traiteur, les animateurs ou musiciens.
En utilisant un tampon encreur pour valider les prestations, vous améliorez votre image de marque, tout en évitant les fraudes et les oublis. D’ailleurs, au cas où l’évènement doive se prolonger sur plusieurs jours, vous aurez également besoin de dater les factures et autres documents qui vous seront présentés par les intervenants. De plus, la validation des factures avec un cachet personnalisé permet aussi d’éviter les doublons et les dépenses qui y sont liées. Cela garantit ainsi une meilleure gestion de votre trésorerie.
